Executive Assistant (f/m/x)

  • Executive
  • Berlin, Germany

Executive Assistant (f/m/x)

ABOUT THE JOB


Wir suchen eine*n engagierte*n, erfahrene*n und zuverlässige*n Executive Assistant (f/m/x), der unserem Geschäftsführer bei allen anfallenden Aufgaben unterstützt. Als Executive Assistant (f/m/x) planst und koordinierst Du den Zeitplan und die Kommunikation des Geschäftsführers und kümmerst Dich proaktiv um sein Tagesgeschäft, indem Du sicherstellst, dass alle administrativen und organisatorischen Aufgaben reibungslos ablaufen. In dieser Schlüsselposition bist Du auch für die Koordinierung und Durchführung verschiedener Projekte mit internen und externen Stakeholdern zuständig.


YOUR ROLE

  • Du arbeitest eng mit unserem Geschäftsführer bei verschiedenen Projekten und Themen zusammen, indem Du verschiedene interne und externe Stakeholders koordinierst und mit ihnen kommunizierst
  • Du bist ein*e zuverlässige*r Gatekeeper*in, welche*r mit vertraulichen Informationen umgehen kann und in der Lage ist, Entscheidungen mit gutem Urteilsvermögen und ausgezeichneter Kommunikation zu treffen
  • Du kontrollierst die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, indem Du Protokolle erstellst, Maßnahmen sorgfältig verfolgst und Präsentationen vorbereitest
  • Du managest Projekte mit knappen Deadlines und arbeitest effizient und unabhängig, wobei Du viele Aufgaben gleichzeitig und mit Leichtigkeit bewältigst
  • Du schaffst ein hervorragendes Umfeld für die Abteilung, indem Du die Firmenkultur vorantreibst und Positivität, Energie und Begeisterung ausstrahlst
  • Du übernimmst die Verantwortung für die Organisation von Außenterminen

YOUR QUALIFICATIONS


  • Du hast mindestens 4 Jahre Berufserfahrung in der Unterstützung des Senior Managements gesammelt
  • Du hast ein Gespür für Prioritäten und Dringlichkeit und kannst entsprechend umorganisieren
  • Du verfügst über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und stellst sicher, dass Feingefühl, Diskretion und Diplomatie bei deinen Interaktionen im Vordergrund stehen
  • Du verfügst über erstklassige schriftliche und kommunikative Fähigkeiten in Englisch und Deutsch
  • Du bist kunden-, lösungsorientiert, diskret und belastbar und verfügst über ausgezeichnete Organisations- und Multitasking Fähigkeiten
  • Du bist ein Naturtalent im Beziehungsaufbau und verfügst über einwandfreie Fähigkeiten im Umgang mit Stakeholdern
  • Du bist eine proaktive, pragmatische und sympathische Persönlichkeit, die gerne mit unterschiedlichen Personengruppen zusammenarbeitet
  • Du bist hochprofessionell, engagiert, einfallsreich, detailorientiert und arbeitest gerne in einem schnelllebigen, dynamischen Büro, in dem Du über den Tellerrand hinausblickst und ein außergewöhnliches Serviceniveau bieten musst


WHAT WE OFFER

  • flexibles Arbeitsumfeld mit einem hybridem Arbeitsmodell auch nach Covid-19 & flexible Arbeitszeiten
  • regelmäßige Team Events und Workshops
  • multinationales und diverses Team aus 20+ Ländern
  • Wissenstransfer und -austausch über die OptioAcademy - Möglichkeit individuelle Fähigkeiten mit Kollegen zu teilen, z.B. Weinprobe, Design Basics, Techno
  • neueste Hardware für alle Mitarbeiter
  • attraktiver Bürostandort in der Nähe des Potsdamer Platzes mit einer wunderschönen Dachterrasse
  • Self-development Budget
  • Onboarding Programm, damit Du selbstbewusst bei uns starten kannst